O pacote de desktop MS Office não tem o mesmo recurso de colaboração ao vivo que o Office 365 tem. Dito isso, ainda permite que várias pessoas trabalhem em um único documento. Simplesmente não tem colaboração ao vivo. Em vez disso, você tem documentos mestre que pode criar para controlar outras partes menores de um documento grande. Os usuários podem fornecer feedback na forma de comentários e você pode controlar as alterações feitas em um documento. Uma vez que o documento esteja completo, você precisa deixar todos os que estão trabalhando nele saber exatamente isso. Você pode fazer isso com um e-mail educado que ninguém lerá. A melhor solução é simplesmente marcar um documento como final no MS Word.

Quando você marca um documento como final no MS Word, ele adiciona um banner na parte superior do documento. Qualquer pessoa que abrir o documento saberá imediatamente que ele está completo e não deverá editá-lo mais.

Marcar um documento como final no MS Word

Abra o documento do MS Word que você deseja marcar como final.

No Office 2013 e anteriores, você precisa clicar no orbe do Office no canto superior esquerdo. Vá para Preparar> Marcar como final.

No Office 2016, não há orbe do Office no canto superior esquerdo. Em vez disso, você precisa ir ao menu Arquivo. Na guia Informações, clique em ‘Proteger Documento’. No menu suspenso que é aberto, clique em ‘Marcar como final’.

Você receberá alguns prompts na tela informando que o documento será marcado como final. Aceite os dois e pronto. Agora você pode enviar por e-mail / compartilhar este documento. Sempre que alguém o abrir, verá um banner no topo informando que o documento é a versão final de si mesmo.

Editando um documento marcado como final

Quando você marca um documento como final no MS Word, você basicamente informa a quem o abre que não haverá mais alterações nele. Você não está adicionando uma camada de segurança ao documento que impede que outras pessoas o editem. Na verdade, é muito fácil editar um documento que foi marcado como final.

Abra. O banner que informa que um documento foi marcado como final também possui um botão ‘Editar assim mesmo’. Basta clicar nele e você poderá editar o documento.

Como marcar um documento como final no MS Word 2

Assim que você começar a editar o documento, ou apenas clicar no botão ‘Editar assim mesmo’, o documento perderá seu marcador ‘Final’. Quando você o fecha e salva as alterações, o marcador ‘Final’ é efetivamente removido. Você não pode fazer nenhuma alteração real no documento, mas assim que clicar em ‘Editar assim mesmo’ e salvar o arquivo, o marcador ‘Final’ desaparecerá.

Este recurso não está disponível no macOS.