Como enviar respostas do Google Forms para vários endereços de e-mail

O Google Forms é uma das melhores ferramentas de coleta de dados online do mundo. Com uma conta do Google, você pode criar facilmente pesquisas, RSVPs e outros formulários e também gerenciar suas respostas.

No entanto, para cada resposta ao(s) seu(s) formulário(s), o Google envia uma notificação apenas para o endereço de e-mail do criador do formulário/proprietário da conta.

Isso é legal. No entanto, e se você quiser que várias pessoas tenham acesso à resposta de um formulário sem precisar conceder acesso à sua conta do Google.

Digamos, por exemplo, que a equipe de marketing da sua empresa esteja realizando uma pesquisa usando o Google Forms. E, como líder da equipe, você deseja que todos os membros da equipe tenham acesso total a todas as respostas ao formulário em sua caixa de entrada de e-mail. Como você faz isso?

Ou diga que você está planejando uma festa e deseja que todos os membros do comitê de planejamento da festa recebam respostas ao RSVP online em sua caixa de entrada de e-mail. Siga os passos abaixo para descobrir como fazê-lo.

Enviar respostas de formulário para vários e-mails

Para enviar respostas do Google Forms para vários endereços de e-mail, você precisa usar um complemento de terceiros ⁠— pelo menos por enquanto.

Siga as etapas abaixo para instalar um complemento que fará o trabalho. Já usei várias vezes, e se mostrou confiável.

Instalando o complemento

Passo 1: Faça login no painel do Google Forms e abra o formulário cujas respostas você deseja enviar para vários endereços de e-mail.

Passo 2: Toque no ícone de menu de três pontos no canto superior direito.

Etapa 3: Selecione Complementos.

Isso abrirá o G Suite Marketplace, onde você pode instalar facilmente complementos para aprimorar seus formulários.

Estaríamos instalando um complemento chamado ‘Notificação por e-mail para formulários do Google’, que permite aos usuários personalizar suas respostas de formulário e enviá-las para vários endereços de e-mail.

Passo 4: Digite o nome do complemento ‘Notificação por e-mail para Formulários Google’ na barra de pesquisa. Toque na opção correspondente, conforme mostrado na imagem abaixo.

Etapa 5: Toque no botão Instalar para instalar o complemento em seu Google Forms.

Etapa 6: Uma nova aba será aberta no seu navegador. Ele solicitará que você faça login na sua conta do Google. Insira as credenciais da sua conta do Google nas caixas apropriadas.

Etapa 7: Após o login bem-sucedido em sua conta do Google, a próxima coisa a fazer é conceder acesso ao complemento ‘Notificação por e-mail para formulários’ à sua conta.

Role até a parte inferior da página de acesso à conta e toque em Permitir.

Etapa 8: Uma janela pop-up confirmando que o complemento foi instalado com sucesso aparece na tela. Toque em Avançar para concluir a configuração.

O Google também enviará uma mensagem de notificação para seu endereço de e-mail, informando sobre a instalação do complemento “Notificação por e-mail para formulários”.

Agora que você instalou o complemento necessário, vamos nos aprofundar em como usá-lo para enviar respostas de formulário para vários endereços de e-mail.

Configurando e usando o complemento

Passo 1: Na página de criação de formulário, toque no ícone Add-on no canto superior direito.

Passo 2: Toque na opção ‘Notificações por e-mail para o Google Forms’.

Etapa 3: Na nova janela pop-up, selecione a opção ‘Criar notificação por email’.

Outra janela aparece no canto inferior direito da tela. Você pode então prosseguir para definir algumas regras, personalizar e inserir os endereços de e-mail para os quais deseja que as respostas do formulário sejam enviadas.

Passo 4: Insira um nome para a notificação na seção ‘Nome da regra’. O nome pode ser qualquer coisa; pode ser o mesmo que o título/nome do formulário.

Etapa 5: No espaço denominado ‘Endereços de e-mail para notificação’, insira todos os endereços de e-mail para os quais você gostaria de enviar as respostas do formulário.

Separe cada endereço de e-mail com uma vírgula.

Etapa 6: Depois de adicionar os endereços de e-mail, role até a parte inferior da janela e toque no botão Salvar regra.

Etapa 7: Uma notificação de sucesso informando que a regra de formulário foi criada. E é isso. Agora você pode continuar compartilhando seu formulário com os respondentes.

Sempre que alguém preencher o formulário, as respostas de todos os respondentes serão enviadas para todos os endereços de e-mail especificados na regra do formulário.

Gerenciar respostas de formulário com vários e-mails

Agora que você sabe como enviar respostas de um Formulário Google para várias pessoas (leia-se: endereços de e-mail), vamos dar uma olhada em como gerenciá-las se você precisar modificá-las. Digamos que você queira adicionar ou remover um endereço de e-mail posteriormente. Como você faz isto?

Bem, é bem fácil. Siga os passos abaixo.

Passo 1: Abra o formulário que você deseja gerenciar no painel do Google Forms. Toque no ícone do complemento.

Passo 2: Selecione ‘Notificações por e-mail para Formulários Google’.

Etapa 3: Toque em ‘Gerenciar configurações de formulário’.

Passo 4: Logo abaixo da regra que você criou, toque em Editar.

Etapa 5: Você pode então continuar a alimentar um endereço de e-mail adicional, remover um e fazer qualquer outra modificação nas configurações de resposta.

Leve todo mundo junto

Ser capaz de compartilhar automaticamente as respostas de uma pesquisa, RSVP ou outros eventos com várias pessoas (colegas de equipe, colegas de trabalho etc.) é uma maneira eficiente de manter todos informados sobre novas atualizações em um formulário. Siga o guia passo a passo acima e você também poderá enviar respostas do Formulários Google para vários endereços de e-mail rapidamente.

Próximo: A lógica condicional ajuda a incrementar seus Formulários Google. Leia o artigo do link abaixo para saber como tornar seus formulários mais inteligentes e concisos adicionando lógica condicional a eles.