O que fazer e o que não fazer da videoconferência

À medida que mais e mais locais de trabalho passam a ser remotos, estamos aprendendo a navegar em todos os aspectos do trabalho digital. As reuniões estão sendo totalmente online, o que significa que estamos participando de muitas videoconferências. Se você não tem muita experiência com videoconferência, pode demorar um pouco para se acostumar, especialmente quando toda a sua equipe está trabalhando remotamente. Embora seja útil tratá-la como uma reunião presencial, também há mais algumas coisas que você deve considerar quando estiver em uma videochamada. Aqui está um guia para fazer e não fazer videoconferência.

Configure seu espaço

Se puder, encontre um local privado para atender a chamada. Caso contrário, use fones de ouvido para minimizar o ruído de fundo. Se você tem colegas de quarto, parceiros ou familiares que também estão trabalhando em casa (ou apenas presos em casa), informe-os com antecedência que você estará em uma reunião para minimizar as interrupções.

Configure seu dispositivo ou câmera para que ele tenha uma visão clara e desobstruída de você. Não se sente muito longe (ou muito perto) da câmera. Se você estiver usando uma câmera separada, coloque-a perto da tela – é melhor colocar a câmera na altura dos olhos, para que, quando você estiver olhando para a tela, pareça que você está olhando para a pessoa que está conversando com.

Certifique-se de que seu rosto esteja bem iluminado. A iluminação natural e a iluminação lateral funcionam melhor, mas as luzes do teto também funcionam bem. A luz de fundo pode dificultar a visualização; se você não puder mudar a luz de fundo, tente colocar outra luz na frente e na lateral do seu rosto.

Limpe a área ao seu redor. Abra a câmera do seu laptop ou ligue a câmera externa e veja o que está visível em segundo plano antes da chamada e verifique se você se sente à vontade para mostrar isso em uma chamada de vídeo (portanto, guarde sua roupa e verifique se o que está em suas paredes é apropriado para o trabalho). Ah, e você também pode querer configurar um plano de fundo virtual, se não tiver tempo para arrumar seu espaço.

Verifique sua aparência

Uma das melhores partes de trabalhar em casa é usar moletons e calças de moletom o dia todo, mas essa pode não ser a jogada certa para uma videochamada. Vista-se como você se vestiria para uma reunião pessoal e certifique-se de seguir o código de vestimenta do seu local de trabalho. Você não precisa fazer nada extra, como colocar maquiagem se não a usa normalmente, mas é uma boa ideia apresentar uma aparência razoavelmente boa.

É melhor evitar padrões ou listras que possam distrair a câmera. Usar uma camisa branca ou preta brilhante pode fazer com que sua câmera ajuste automaticamente o brilho e dificulte a visão do seu rosto, portanto, use uma cor menos extrema. Também não faz mal ter uma boa postura.

Iniciando a chamada

É uma boa ideia testar seu software de videoconferência antes da chamada, especialmente se você nunca o usou antes. Além disso, verifique se você tem uma conexão Wi-Fi forte e se o dispositivo está conectado ou totalmente carregado.

Dê a si mesmo alguns minutos extras antes da chamada para configurar e, se possível, faça logon na chamada um pouco mais cedo, especialmente se você não estiver familiarizado com o software que seu host está usando. Depois que a chamada for iniciada, verifique se todos podem ouvir e ver uns aos outros. Uma boa maneira de fazer isso é fazer com que todos façam check-in ou se apresentem.

Saiba quando desligar seu áudio e vídeo

Silencie o seu lado da chamada se você não estiver falando. Seu microfone pode captar muito ruído de fundo, portanto, o mudo permite que outras pessoas na chamada ouçam facilmente quem está falando. Além disso, se você precisar se levantar ou se movimentar ou fazer outra coisa durante a ligação (ou se seu filho de repente faz uma aparição), é uma boa ideia desligar o vídeo para evitar distrações.

Sinalize quando quiser falar

Durante as reuniões presenciais, você pode captar dicas visuais para ajudar a encontrar o momento certo para falar. É muito mais fácil interromper acidentalmente uma chamada de vídeo. Aguarde alguns momentos de silêncio antes de falar, caso haja um atraso no som.

Se sua empresa ou equipe tiver reuniões online regulares, é uma boa ideia decidir sobre um sistema para fazer perguntas, como levantar a mão ou usar o bate-papo para fazer uma pergunta. Se você estiver conduzindo a reunião, também é útil chamar as pessoas pelo nome.

Fale claramente e observe o quão rápido você fala (e não se esqueça de ativar o som!). Mas fale no seu volume normal – não há necessidade de gritar e, se você fizer isso, seus colegas de trabalho podem diminuir o volume e perder outra coisa.

Manter o foco

Esteja atento e envolvido durante a chamada. Por mais tentador que seja, tente não fazer nenhum outro trabalho ou ler artigos ou enviar e-mails. (Não olhe para o telefone e não coma!) Tente olhar para a câmera enquanto fala. Se você olhar para si mesmo ou para outras pessoas na tela, pode parecer que está olhando para outra coisa. Quando você não estiver falando, preste atenção em quem está falando ou compartilhando sua tela e se você está olhando para qualquer material que possa precisar de referência. (Mais uma vez, os outros podem ver para onde você está olhando.)

Se houver uma pausa na conversa porque, por exemplo, você precisa acessar um e-mail ou fazer referência a um documento, certifique-se de comunicar isso. Atrasos ou longos períodos de silêncio podem fazer parecer que você perdeu a conexão, então isso mantém todos na mesma página.

Lembre-se de que você fica mais visível em videochamadas do que em reuniões offline, pois pode ver close-ups do rosto de todos individualmente, em vez de um grupo inteiro de pessoas de uma só vez. Muitas vezes, é útil manter seu próprio rosto visível na tela, apenas como um lembrete de que você está na câmera e para poder ver o que os outros estão vendo.

Compartilhando sua tela

Se você precisar compartilhar sua tela durante uma videochamada, reserve alguns segundos para se preparar antes de clicar no botão de compartilhamento. Limpe sua área de trabalho de quaisquer guias ou programas extras que você possa ter aberto e certifique-se de que todas as informações privadas ou confidenciais estejam ocultas.