Como domar sua caixa de entrada do Gmail com marcadores

Vamos ser sinceros – se você estiver usando sua conta do Gmail para mais do que ocasionalmente entrar em contato com amigos e parentes, é provável que ela esteja fora de controle. Entre e-mails relacionados ao trabalho, eventos on-line, convites, publicidade de seus varejistas favoritos e simplesmente spam, você achará difícil acompanhar.

Há várias maneiras de organizar seu e-mail, e uma opção poderosa é aplicar marcadores, o análogo do Gmail às pastas. Colocar marcadores nos e-mails facilita o manuseio. Por exemplo, você pode rotular todas as pessoas para as quais precisa enviar saudações de fim de ano; todos que manifestaram interesse em comprar sua coleção de novelas gráficas; todos que trabalham em seu projeto de vídeo atual; todos que você conheceu na faculdade – as possibilidades são quase infinitas.

Aqui estão algumas noções básicas e algumas estratégias para usar os recursos de marcadores do Gmail. Observe que todos eles são feitos em um computador desktop; existem diferentes maneiras de gerenciar marcadores em um dispositivo móvel, sobre as quais falarei no final deste artigo.

Criar rótulos

Para começar a usar rótulos, a primeira coisa que você precisa fazer é criar alguns. Existem algumas maneiras de fazer isso.

Primeiro, você pode criar um marcador na coluna à esquerda do Gmail:

• Na coluna da esquerda, role para baixo na Caixa de entrada até chegar a “Gerenciar marcadores” e “Criar novo marcador”. (Talvez seja necessário clicar em “Mais” para vê-lo.)
• Clique em “Criar nova etiqueta” e digite o nome da sua nova etiqueta. Você pode aninhá-lo em um rótulo existente, se desejar.

Você também pode criar um novo marcador e aplicá-lo imediatamente a vários e-mails:

• Selecione os e-mails que você deseja marcar marcando as caixas à esquerda dos e-mails. Quando estiver pronto, clique com o botão direito.
• Passe o mouse sobre “Marcar como”. Você pode digitar o nome do seu novo rótulo no campo da janela pop-up e pressionar a tecla Return ou clicar em “Criar novo”, onde você pode inserir o nome do seu novo rótulo e aninhá-lo sob um rótulo existente se você quer.

Pinte suas etiquetas

Uma das coisas mais simples que você pode fazer com os marcadores no Gmail é dar-lhes cores. Pode parecer uma coisa pequena, mas se você estiver navegando pelo seu e-mail, os marcadores coloridos deixam claro imediatamente a qual categoria um e-mail pertence.

Para atribuir cores a um marcador do Gmail:

• Passe o cursor sobre o nome do rótulo na coluna da esquerda.
• Clique nos três pontos à direita do nome do rótulo.
• Passe o mouse sobre “Cor da etiqueta”.
• Selecione a cor que deseja atribuir a esse rótulo — você pode escolher uma combinação básica de cores ou criar cores personalizadas para o plano de fundo e o texto.

Se você quiser voltar para as cores padrão (texto preto sobre fundo cinza), clique em “Remover cor”.

Aplicar marcadores automaticamente aos e-mails recebidos

Você pode aplicar rótulos automaticamente aos e-mails à medida que eles chegam. Por exemplo, se eu planejasse escrever uma história sobre diferentes tipos de máscaras faciais e quisesse rotular todos os e-mails que pudessem se referir a esse assunto, eu poderia configurar um filtro que automaticamente coloque o rótulo “máscara” nesses e-mails. Assim:

• Primeiro, crie o rótulo desejado. Nesse caso, usei as instruções acima para criar o rótulo “Máscaras”.
• Vá para a caixa de pesquisa do Gmail. Clique no símbolo “Mostrar opções de pesquisa” na extremidade direita da caixa de pesquisa.
• Coloque o termo de pesquisa no(s) campo(s) apropriado(s). Por exemplo, para criar minha pesquisa, procurarei qualquer e-mail que contenha a palavra “máscara”. Também posso aplicá-lo a e-mails que acabam na minha caixa de entrada (para não rotular nenhum e-mail que acabe em spam) clicando no campo ao lado de “Pesquisar” e selecionando “Caixa de entrada” no menu suspenso cardápio.

• Clique no botão “Criar filtro”.
• Você será levado a uma página que permite escolher o que deseja que o filtro faça. Por exemplo, eu poderia ter os e-mails filtrados imediatamente excluídos ou arquivados, marcados como importantes (ou não importantes) ou encaminhados para outro endereço, entre outras opções. Nesse caso, vou marcar a caixa ao lado de “Aplicar o rótulo:” e escolher o rótulo “Máscaras” no menu suspenso. (Você também pode criar um novo rótulo aqui, se desejar.)

• Isso só marcará e-mails futuros. Para aplicar o rótulo também aos e-mails atuais, marque também “Aplicar filtro também às conversas correspondentes”, que aparece na parte inferior da lista de verificação. (Nota: Este último é um recurso um tanto peculiar, portanto, pode não funcionar em todos os casos.)
• Clique em “Criar filtro”.

Edite seus filtros

Se você quiser editar ou excluir qualquer um dos seus filtros, você deve fazer isso através da página principal de configurações do Gmail, que é acessada clicando na engrenagem no canto superior direito e depois em “Ver todas as configurações”. Então:

• Clique na guia “Filtros e endereços bloqueados”.
• Você verá uma lista de todos os seus filtros. Para editar ou excluir um individualmente, clique nos links “Editar” ou “Excluir” à direita de cada rótulo.
• Você também pode excluir ou exportar um grupo de rótulos marcando-os e clicando nos links “Exportar” ou “Excluir” na parte inferior da lista.

Mostrar ou ocultar seus marcadores

Quando você tem muitos marcadores, eles podem ser esmagadores e, portanto, o Gmail tem maneiras de mostrar ou ocultar marcadores específicos.

Se você clicar em “Gerenciar marcadores” na coluna da esquerda, você será levado à guia “Marcadores” na página de configurações do Gmail. Role para baixo na página resultante para encontrar uma lista de todos os seus rótulos.

Há duas maneiras de ajustar a visibilidade de um marcador: “Mostrar na lista de marcadores” e “Mostrar na lista de mensagens”. “Lista de marcadores” refere-se à lista de marcadores na coluna à esquerda do Gmail – é útil porque você pode clicar no nome de um marcador específico para pesquisar todos os e-mails com esse marcador. Aqui nas configurações, você pode optar por mostrar esse marcador na lista à esquerda, ocultá-lo ou mostrá-lo apenas se tiver e-mails não lidos com esse marcador.

“Mostrar na lista de mensagens” permite mostrar ou ocultar o marcador na janela principal da mensagem — em outras palavras, você não verá o marcador ao lado da(s) primeira(s) linha(s) do email. O e-mail ainda será rotulado, no entanto.

E, finalmente, você pode editar cada rótulo ou removê-lo completamente. (Removê-lo não excluirá o e-mail, apenas o marcador.)

Gerenciar rótulos em um dispositivo móvel

Embora os marcadores do Gmail precisem ser criados usando um computador e operações mais complexas também precisem ser feitas em um computador, você tem algumas opções sobre como os marcadores são usados ​​em seu dispositivo móvel.

Para adicionar manualmente um marcador a um e-mail:

• Em um iPhone e em um telefone Android, abra o e-mail que você deseja rotular.
• Toque no ícone de três pontos no canto superior direito da tela.
• Selecione “Alterar rótulos”.
• Selecione (ou desmarque) os marcadores que deseja aplicar a essa mensagem.

Você pode adicionar marcadores a mais de um e-mail por vez:

• Na sua lista de e-mail, toque no ícone à esquerda de cada mensagem que você deseja marcar. O ícone mudará para uma marca de seleção.
• Toque no ícone de três pontos no canto superior direito da tela.
• Selecione “Alterar rótulos”.
• Selecione o marcador que você deseja aplicar a essas mensagens.

Você também pode fazer um gerenciamento básico de rótulos em um dispositivo móvel, mas o que você pode fazer depende se você está usando iOS ou Android.

Para gerenciar seus marcadores em um iPhone:

• Toque no ícone de hambúrguer de três linhas no canto superior esquerdo.
• Role para baixo e selecione “Configurações”.
• Toque na conta do Gmail que você deseja ajustar.
• Role para baixo e selecione “Configurações de rótulo”.
• Selecione o rótulo que deseja ajustar.
• Toque em “Adicionar…” se quiser adicionar esse marcador a mensagens futuras. Você pode especificar vários fatores, incluindo de quem é, o assunto, para quem é e as palavras a serem incluídas ou excluídas.
• Você também pode tocar em “Nome” para alterar o nome do rótulo ou em “Excluir ” para excluir o rótulo.

Em um dispositivo Android:

• Toque no ícone de hambúrguer de três linhas no canto superior esquerdo.
• Role para baixo e selecione “Configurações”.
• Toque na conta do Gmail que você deseja ajustar.
• Role para baixo e selecione “Gerenciar marcadores”.
• Em um dispositivo Android, a única coisa que você pode realmente ajustar é se seu dispositivo móvel sincronizará os rótulos com seu computador. A página que aparece depois de “Gerenciar marcadores” lista todas as categorias que o Google incluiu (como Primário, Social etc.) e, depois disso, todos os seus marcadores. Também mostra se as categorias/rótulos foram sincronizados.
• Se você quiser sincronizar seus marcadores, role para baixo até o nome do marcador e toque nele.
• Toque em “Sincronizar mensagens”. Nenhuma mensagem será baixada, mas a aplicação desse marcador às mensagens apropriadas será sincronizada. Você pode optar por aplicar os marcadores às mensagens que chegaram nos últimos 30 dias ou a todas as mensagens.
• Depois de marcar o marcador para sincronizar, você pode escolher se deseja receber uma notificação no telefone sempre que uma mensagem com esse marcador for exibida.

Atualização em 26 de julho de 2021, 17h ET: Atualizado para substituir uma captura de tela desatualizada que mostra como aplicar rótulos.