Como encaminhar emails automaticamente no Outlook 13

Como encaminhar emails automaticamente no Outlook

Você está planejando férias ou sair do escritório por alguns dias? Durante esses períodos, convém acompanhar e-mails importantes que podem exigir sua atenção imediata. A maneira usual é você adicionar o endereço de e-mail de trabalho ou secundário em seu telefone, mas isso pode incomodá-lo com centenas de e-mails desnecessários. Em tais situações, você sempre pode usar a função de encaminhamento automático no email do Outlook.


Perspectiva de encaminhamento automático de e-mails

O Outlook oferece algumas maneiras de encaminhar emails automaticamente para um endereço de email separado. Você também pode definir palavras-chave específicas, como Aviso, Erro, Atenção, etc., para permitir que o serviço filtre quais e-mails encaminhar ou não.

Neste post, falaremos sobre as duas principais maneiras de encaminhar emails automaticamente no Outlook. Siga as etapas abaixo, defina a função de encaminhamento automático no Outlook e se preocupe apenas com e-mails importantes em sua caixa de entrada. Também falaremos sobre como definir uma resposta automática no Outlook.

Observação: Os recursos do aplicativo de desktop do Outlook variam entre as plataformas de desktop. Para esta postagem, usaremos o Outlook Web para trabalhar em Mac, Windows, Linux e Chrome OS.

Usar o encaminhamento do Outlook

Usando a opção de encaminhamento padrão do Outlook, você pode encaminhar todos os e-mails do seu e-mail do Outlook para o seu e-mail principal. Siga os passos abaixo para configurá-lo.

Passo 1: Navegue até o Outlook Web no navegador da área de trabalho.

Passo 2: Entre usando as credenciais da conta da Microsoft.

Etapa 3: Toque no ícone Configurações no canto superior direito.

Passo 4: Selecione Exibir todas as configurações do Outlook.


Configurações do Outlook

Etapa 5: A etapa abrirá a janela completa de configuração do Outlook.

Etapa 6: Navegue até Mail > Encaminhamento.

Etapa 7: Habilite a opção de encaminhamento e digite o e-mail para onde deseja encaminhar os e-mails do Outlook.


Ativar encaminhamento

Etapa 8: Ative ou desative a opção Manter uma cópia das mensagens encaminhadas e pressione o botão Salvar na parte inferior.

É isso. A partir de agora, você verá todos os e-mails de encaminhamento automático do Outlook para seu outro endereço de e-mail. Mas, como mencionei anteriormente, a prática é encaminhar todos os e-mails e pode lotar sua caixa de entrada. Para evitar esses problemas, você deve usar a função Regras do Outlook para definir certas regras para encaminhamento de email.

Criar regras do Outlook

As Regras do Outlook são uma das melhores adições ao serviço Outlook. Usando as Regras do Outlook, você pode criar regras poderosas e personalizáveis ​​para incrementar a experiência.

Passo 1: Navegue até o Outlook Web no navegador da área de trabalho e entre usando as credenciais da conta da Microsoft.

Passo 2: Toque no ícone Configurações no canto superior direito.

Etapa 3: Selecione Exibir todas as configurações do Outlook.


Configurações do Outlook

Passo 4: A etapa abrirá a janela completa de configuração do Outlook.

Etapa 5: Navegue até Mail > Regras.

Etapa 6: Selecione a opção ‘Adicionar nova regra’. Adicione um nome relevante à regra e vá para a opção de condição.

Etapa 7: Você pode selecionar entre várias condições, como Assunto, Palavra-chave, Mercado com, Pessoas e muito mais. Por exemplo, selecionei ‘Assunto ou corpo inclui’ e adicionei Importante, Urgente, Erro na seção ‘Palavra a ser procurada’.


Adicionar condição

Etapa 8: Você pode adicionar quantas Condições você preferir na regra. Por exemplo, você pode adicionar outra condição com ‘O corpo da mensagem inclui’ e adicionar as palavras relevantes a serem procuradas.

Etapa 9: Depois de adicionar condições relevantes, vá para Adicionar uma ação e selecione Rota > Encaminhar para. Selecione um endereço de e-mail para o qual você deseja que os e-mails sejam encaminhados.


Adicionar ação

Você também pode adicionar uma exceção em uma regra. Toque em ‘Adicionar uma exceção’ e defina uma condição separada para ela. Clique no botão Salvar no canto inferior e pronto.


Salvar regras

A partir de agora, sempre que um email de entrada chegar com palavras-chave de assunto ou corpo relevantes, o Outlook executará a regra e agirá de acordo.

Excluir regras

Depois que sua finalidade terminar, talvez seja necessário excluir a regra para que o Outlook pare de encaminhar emails no futuro. Siga as etapas abaixo para excluir as regras do Outlook.

Passo 1: Na Web do Outlook, vá para Configurações do Outlook > Email > Regra.

Passo 2: Toque no pequeno ícone de exclusão e remova a regra do Outlook.


Regras excluídas

Definir respostas automáticas

O Outlook também permite definir respostas automáticas para informar ao destinatário que você recebeu o e-mail e planeja retornar em breve com uma resposta adequada. Siga as etapas abaixo para definir respostas automáticas no Outlook.

Passo 1: Abra o Outlook Web e toque no ícone Configurações no canto superior direito.


Configurações do Outlook

Passo 2: Vá para Mail > Respostas Automáticas.

Etapa 3: Ative as respostas automáticas. Selecione o período de tempo para executar a resposta automática para emails do Outlook.


Respostas automáticas

Passo 4: Você também pode habilitar Enviar respostas apenas para contatos que ignoram emails de outros contatos e enviam as respostas automáticas apenas para contatos.

Gosto de como o Outlook oferece um editor de rich text para personalizar sua resposta de resposta automática. Você pode brincar com o efeito negrito, itálico, sublinhado e até usar cores diferentes.

Use o Outlook como um profissional

O Outlook é um serviço de e-mail maravilhoso. Funciona ainda melhor com a assinatura do Microsoft 365, pois o complemento remove todos os anúncios desnecessários da plataforma. Além disso, está repleto de funções úteis, como exclusão automática, encaminhamento automático e muito mais, usando a função Regras do Outlook.

Próximo:

Você sabe que pode adicionar reuniões do Zoom ao Calendário do Outlook e ao Google Calendar? Leia o post abaixo para saber como fazer isso.

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