Como compartilhar arquivos e locais com o Google Agenda

Quando você está organizando um grande evento, é uma boa ideia agrupar todas as informações de que seus convidados precisam em um evento de calendário. Dessa forma, os convidados sabem com antecedência quando é o evento, onde será realizado e qualquer documentação adicional de que necessitem. Você sabia, no entanto, que pode configurar tudo isso em um evento do Google Agenda? Tudo o que você precisa fazer é configurar o evento e compartilhá-lo com seus convidados, e o Google fará todo o trabalho para você!

Vamos explorar como você pode configurar seu próprio evento, completo com localização e arquivos adicionais, tudo dentro do Google Agenda.

Criação de um evento com o Google Agenda

Para fazer um evento, vá até o calendário do Google local na rede Internet. Se o calendário não carregar no seu método de visualização preferido, clique no menu suspenso no canto superior direito e selecione aquele que mais se adequa a você. “Mensal” é uma boa escolha para fazer um evento rapidamente no futuro próximo.

Selecione o dia do seu evento e selecione “Mais opções”.

No topo, digite o nome do seu evento. Você também pode definir a hora de início e término do evento. Se este evento não tiver início e fim definidos, marque “O dia todo” para defini-lo para durar 24 horas.

Adicionando um local ao seu evento

Agora vamos adicionar um local ao seu evento. Esse recurso é perfeito se você estiver organizando um evento em um local específico, já que seus convidados podem ver o local e obter instruções sobre como chegar ao evento.

Para começar, adicione a localização do seu evento na caixa “Localização”. Se você estiver indo para um prédio ou rede específica, digite o nome dele aqui, e o Google deve entender o que você quer dizer.

Ao inserir um local, um pequeno ícone de mapa aparecerá à direita. Ao clicar aqui, você verá todas as informações que seus convidados verão na página do evento. Verifique novamente para garantir que o Google Maps está apontando para o local correto.

Adicionar um anexo ao evento

Agora que você tem o título, a hora e o local definidos, pode adicionar anexos opcionais ao evento. Isso é extremamente útil para compartilhar um documento com os participantes do evento, como uma programação, convite, ingresso ou menu.

Para fazer isso, olhe próximo à parte inferior da janela de criação de eventos. Você deverá ver uma caixa de texto e algumas opções acima dela. Encontre e clique no ícone de clipe de papel para anexar um arquivo.

Por padrão, o Google Agenda solicitará que você faça upload de um arquivo do Google Drive. Se seu arquivo estiver em seu Google Drive, tudo bem; no entanto, se estiver no seu PC, você precisa clicar em “Upload” na parte superior.

Depois de fazer upload de um arquivo, forneça uma breve descrição para que seus convidados saibam o que é.

Convidando pessoas

Agora que está tudo pronto, é hora de convidar as pessoas para o seu evento. Vá para o lado direito onde diz “Convidados” e comece a digitar os endereços de e-mail. Não se preocupe, na verdade você não está enviando e-mails às pessoas ao adicioná-las. Você ainda tem tempo para finalizar a lista de convidados antes de enviar os convites.

Na parte inferior, você verá opções para o que seus convidados podem fazer. Por padrão, os convidados podem convidar amigos e ver a lista de convidados, então desmarque-os se não quiser se inscrever.

Quando estiver pronto, clique no ícone de envelope no canto superior direito para preparar o e-mail.

Aqui, você pode escrever o e-mail que seus convidados receberão. Não se preocupe em adicionar links para seu evento aqui, pois o Google Agenda fará isso.

Assim que terminar, envie o e-mail. Seus convidados receberão um e-mail parecido com a imagem a seguir.

No e-mail, seus convidados podem ver quando o evento acontece, clicar no link do mapa para ver onde ele está e navegar pelos anexos que você adicionou anteriormente – tudo de que você precisa para dar início ao evento!

Tudo que seus convidados precisam em um só lugar

Organizar um evento pode ser difícil, então vale a pena investigar qualquer coisa que condense o processo em um lugar. Agora você sabe como criar um evento no Google Agenda, adicionar um local, anexar documentos úteis a ele e enviá-lo aos seus convidados.

Se você não chegar a tempo, também pode usar o Google Agenda para notificar seus colegas de que chegará atrasado. Isso é conveniente? Você também pode limpar o seu spam no calendário do Google com estas dicas.