Como criar um grupo de e-mail no Outlook

O e-mail continua sendo a principal fonte de comunicação entre empresas, pequenas empresas, consumidores e profissionais de marketing. Há momentos em que você precisa enviar o mesmo e-mail para um grupo de pessoas com frequência. Em vez de adicionar contatos sempre no menu de composição de email, você pode criar um grupo de email no Outlook e evitar problemas.

Depois de configurar um grupo, você pode colocá-lo no e-mail e enviar uma única mensagem para várias pessoas ao mesmo tempo. Para ser claro, todos os termos como Grupo de contatos, Lista de contatos, Grupo de e-mail ou Lista de distribuição são iguais. Portanto, não se confunda entre eles.

É importante para cada usuário do Outlook quando ele planeja enviar um email em massa para um grupo de destinatários, incluindo funcionários, colegas de trabalho ou amigos. Um e-mail de grupo ajuda cada usuário a enviar um único e-mail para vários destinatários de uma só vez, em vez de uma atividade tediosa de copiar e colar.

Afinal, quase 400 milhões de usuários de e-mail confiam ativamente no Outlook como seu principal meio de e-mail e enfrentam esse problema com muita frequência. Esta postagem mostrará como criar um email de grupo no Outlook usando o método padrão. Vamos começar.

O que é um grupo de e-mail

Um grupo de e-mail (grupo de contatos) é uma coleção de IDs de e-mail para enviar e-mails com frequência. Quando um administrador envia um email para um grupo de email, todos os contatos desse rótulo de grupo recebem o mesmo email.

É semelhante ao WhatsApp Broadcast, onde um administrador envia uma mensagem para a lista de transmissão e todos no grupo recebem a mensagem.

Use os contatos do Outlook para criar um grupo de e-mail

No exemplo abaixo, vamos usar o Outlook Web para criar um grupo de contatos. O truque funcionará em todas as plataformas, como Chrome OS, Windows, Mac e até Linux.

Aqui está um guia passo a passo sobre como criar um grupo do Outlook para enviar emails em massa.

Passo 1: Abra o Outlook na Web e entre usando as credenciais da conta da Microsoft.

Passo 2: O Outlook Web está coletando pequenos aplicativos, como Calendário do Outlook, Contatos do Outlook, Microsoft To-Do e Sticky Notes. Toque no ícone Contatos do Outlook.

Etapa 3: A tela a seguir mostrará todos os contatos do Outlook que você armazenou no Outlook.

Passo 4: Passe o mouse sobre o contato que deseja adicionar à lista de e-mails e clique na caixa de seleção para selecioná-lo. Repita para cada contato que você deseja colocar na lista.

Etapa 5: Certifique-se de que cada contato adicionado tenha um e-mail associado a ele. Caso contrário, eles não aparecerão no marcador quando você for enviá-los por e-mail mais tarde.

Etapa 6: Depois de selecionar todos os contatos, clique em Adicionar à lista e selecione Nova lista de contatos.

Etapa 7: Dê à lista um nome relevante e pressione Enter.

Você pode criar quantos rótulos quiser no Outlook. Não se esqueça de dar a eles um nome relevante, como Família, Escritório, Negócios, Clientes e muito mais.

Enviar um e-mail usando o grupo de e-mail no Outlook

Agora que você criou uma lista com o Outlook, é hora de enviar o email usando o Outlook. Siga as etapas para a lista de contatos no Outlook.

Passo 1: Abra o Outlook na Web.

Passo 2: Toque no botão Compor no canto superior esquerdo.

Etapa 3: Na janela New Mail, comece a digitar o nome que você deu à lista de contatos e clique na sugestão quando ela aparecer abaixo do campo de texto.

Passo 4: Depois de selecionar a lista de contatos, preencha o e-mail e clique no botão Enviar para enviá-lo a todos na lista de grupos.

Ao contrário do Gmail, o Outlook Web não exibe os endereços de email adicionados no menu de composição de email. Ele simplesmente mostra o nome do grupo de contatos. Isso é uma chatice, pois você pode precisar verificar os nomes dos contatos e os IDs de e-mail antes de clicar no botão Enviar.

Editar um grupo de e-mail no Outlook

Se você expandiu recentemente seu grupo familiar ou grupo de escritório com novos membros, convém adicioná-los ao grupo Contatos do Outlook. Siga as etapas abaixo do grupo de e-mail de edição.

Passo 1: Abra o Contato do Outlook na Web.

Passo 2: Selecione Todas as listas de contatos no menu de hambúrguer.

Etapa 3: Selecione a lista de contatos que você deseja editar.

Passo 4: Toque no botão Editar na Lista de contatos.

Etapa 5: Aqui, você pode digitar o nome ou o endereço de e-mail do contato para adicioná-lo ao grupo de contatos de e-mail.

Etapa 6: Se você deseja remover qualquer contato existente, toque na marca x ao lado dele.

Dica profissional: Se você quiser ter menos confusão entre os grupos criados, adicione uma descrição para o grupo de e-mail.

Limitações do Grupo do Outlook

Antes de começar a criar grupos de email do Outlook, você precisa entender algumas das limitações desse método.

• Embora você possa enviar e-mails de grupo facilmente no Outlook, criar um grupo de e-mail é um processo manual e demorado. Além disso, você precisa garantir que adicionou IDs de e-mail de todos os contatos que pretende adicionar a esse grupo.
• Os acompanhamentos por e-mail são difíceis. Digamos que você enviou um e-mail para um grupo de pessoas. Alguns deles responderam enquanto outros não. Você terá que elaborar um acompanhamento de e-mail individual para cada endereço de e-mail e enviar vários e-mails manualmente.
• Um grupo do Outlook não tem personalização. Você não pode personalizar seus e-mails de grupo para destinatários individuais. Lembre-se, você está compondo um e-mail para um grupo e não para uma única pessoa. Um e-mail genérico não causará uma boa impressão em comparação com um detalhado e feito sob medida.

Envie um e-mail em massa em qualquer lugar

Grupos de e-mail podem ser uma bênção para alguém que está lidando com o mesmo e-mail para um grupo de pessoas. É uma adição obrigatória para pequenas e médias empresas também. Em um nível individual, ele organiza o processo de e-mail e economiza recursos e tempo para você.