Como criar e gerenciar regras no Outlook 365 Webmail

Gerenciar e-mails é uma tarefa árdua. Desde responder a e-mails a tempo e adicionar lembretes a e-mails essenciais, há muitas coisas competindo por nossa atenção. Além disso, uma horda de e-mails de spam na caixa de entrada aumenta a dor de cabeça. No final, uma caixa de correio desorganizada dificulta a localização de e-mails importantes.

Sim, o gerenciamento de e-mail é um negócio difícil, mas, felizmente, pode ser simplificado por meio de regras. O Outlook 365 Webmail oferece suporte a uma variedade de regras que permitem encaminhar emails para uma pasta específica. Você pode excluir imediatamente e-mails de um remetente específico. Parece legal, certo?

Antes de começarmos, vamos analisar rapidamente como as regras de e-mail funcionam.

Como as regras funcionam

As regras são o caminho para obter uma caixa de entrada limpa e organizada. Uma regra típica consiste em um gatilho, uma ação e uma exceção. Depois que a regra é acionada, ela desencadeia uma ação como excluir o e-mail, adicioná-lo a uma pasta ou encaminhá-lo para outra conta.

Quando se trata de regras, o Outlook 365 tem muitas opções, tanto ações quanto condições. Você pode combinar o assunto ou selecionar um endereço específico ou escolher a dedo o nome de um remetente.

E a melhor parte é que você pode adicionar quantas condições quiser. Tudo o que você precisa fazer é selecionar as condições certas.

O mesmo vale para as ações – as escolhas são muitas. Então, tudo o que você precisa fazer é criar a regra, selecionar a condição para processar mais regras e, em seguida, bingo!

Agora que estabelecemos como as regras funcionam, vamos ver como criá-las.

Como criar regras no Outlook 365

Passo 1: Abra o Outlook e clique no ícone Configurações no canto superior direito. Em seguida, clique em Exibir todas as configurações do Outlook na parte inferior.

Passo 2: Selecione Email no painel esquerdo e escolha Regras. Agora, toque na opção Adicionar novas regras e dê um nome à sua nova regra.

Se você estiver selecionando as condições Pessoas, precisará inserir os endereços corretos. Quanto aos assuntos, você terá que adicionar as palavras-chave exatas.

Etapa 3: Depois de ter zerado na condição, é hora de adicionar a ação. A ação constitui o que você gostaria de fazer com os e-mails que atendem às condições acima.

No momento, o webmail do Outlook 365 permite encaminhar, excluir, fixar emails, entre muitos outros.

Passo 4: Você quer a regra de e-mail não para acionar às vezes? Se sim, clique em Adicionar uma exceção e insira a condição necessária.

A seguir, clique em Salvar. Lá, você criou uma regra de e-mail.

Observação

Quando usar a regra Parar de processar mais?

Você deve ter notado a caixa de seleção Parar processamento de mais regras ao criar regras. Essa opção se aplica se você tiver várias regras em sua caixa de entrada que podem ser aplicadas a uma única mensagem.

Por exemplo, digamos que você tenha uma regra A que move todos os boletins da Guiding Tech para uma pasta chamada GT NL e outra Regra B que encaminha todos os e-mails com a palavra-chave ‘Android’ para sua conta de e-mail secundária.

Nesse cenário, você não deseja que a Regra B seja executada após a execução bem-sucedida da Regra A. É quando a opção Parar de processar mais regras aparece. Depois de atender a uma condição específica, ele interrompe a execução de mais regras.

Para isso, você deve garantir que a prioridade das regras seja definida de acordo, o que veremos no ponto a seguir.

Editando e gerenciando regras no Outlook 365

No Outlook 365, as regras são executadas de acordo com a ordem na tabela. Felizmente, o pedido não é permanente e você pode alterar a prioridade.

Para fazer isso, clique nas setas para cima e para baixo. Para editar uma regra, clique no ícone Editar e faça suas alterações. Não se esqueça de salvá-los!

Dicas de bônus: Gerenciando e-mails de forma inteligente

1. Varrer e-mails

A varredura é outra maneira de deixar a caixa de entrada mais limpa. Assim como as Regras, esta permite excluir automaticamente todos os e-mails de um remetente específico.

Ele não simplesmente exclui os e-mails. Você pode optar por remover os e-mails ou manter o e-mail mais recente da cadeia.

Varrer um e-mail é super fácil. Basta abrir o e-mail que o incomoda e tocar no ícone Sweep na parte superior.

Em seguida, selecione as opções no menu suspenso. O segundo é o melhor, pois cria uma regra automaticamente. Feito isso, clique em Salvar.

Observação

2. Bloquear remetentes e domínios

Além do acima, você pode bloquear certos remetentes e domínios completamente. Basta ir até a seção de lixo eletrônico, clicar em Adicionar e inserir os endereços de e-mail ou o nome do domínio.

Ao mesmo tempo, você também pode adicionar remetentes e domínios seguros. Essa opção garante que e-mails importantes (ou e-mails de pessoas importantes) não acabem na lixeira.

Basta tocar em Adicionar e adicionar o nome de domínio ou os endereços de e-mail.

Olá, Caixa de entrada mais inteligente!

Bem, é assim que você pode criar e gerenciar regras e manter sua caixa de entrada limpa de toda a desordem sem sentido. Afinal, não podemos perder os e-mails importantes, podemos?

Se você estiver usando alguma regra interessante que deseja compartilhar, mencione-a na seção de comentários abaixo.

Próximo: Quer se livrar de newsletters indesejadas da sua caixa de correio? O post a seguir mostrará como fazer exatamente isso.