Seja você um indivíduo, parte de uma organização ou proprietário de uma loja, você está incorrendo em despesas e precisa ser responsável por elas. É tão fácil esquecer uma entrada e tão difícil lembrar onde seu contracheque sumiu.
Este parece ser um problema universal e praticamente todo mundo que conheço está procurando um sistema para registrar despesas. Embora seja necessário registrar todas as despesas incorridas, também é necessário tornar o processo fácil e rápido. Quanto mais complicado for registrar as despesas, maiores são as chances de você evitar fazê-lo.
É por isso que vamos dar uma olhada em dois dos aplicativos de gerenciamento e rastreamento de despesas mais populares disponíveis no mercado. Nossa missão, caso optemos por aceitá-la, será chegar a uma conclusão ao final deste post. Esperançosamente, com um vencedor.
Os concorrentes são Expensify e Shoeboxed. Vamos ver qual gerenciador de despesas é ideal para você.
1. Compatibilidade entre plataformas
Essa é uma das primeiras coisas que verifico sempre que procuro uma nova ferramenta ou aplicativo. Pessoas diferentes têm necessidades diferentes. Alguns amam o Android, enquanto outros juram pelo iOS. Há usuários do Windows e há pessoas que gostam de acessar coisas em um navegador. Esta situação é especialmente verdadeira quando você está trabalhando como parte de uma equipe.
Tanto o Shoeboxed quanto o Expensify estão disponíveis nas plataformas Android e iOS. Você também pode usá-los em qualquer navegador de sua escolha sem problemas. Isso ajudará você a manter seus recibos sempre sincronizados.
2. Visão geral de preços
Outro fator importante a ser considerado, especialmente se você estiver procurando por uma solução escalável, é o preço. Com centenas e milhares de funcionários, o número de entradas e despesas pode aumentar rapidamente.
Shoeboxed oferece três planos principais. Existe um plano freelancer (usuário único) que começa em $ 15/mês que permite digitalizar e armazenar até 50 documentos/mês. Se você é uma pequena empresa ou uma startup jovem, opte pelo plano Classic por US $ 39 para dois usuários, onde você obtém até 150 documentos/mês.
Por fim, há um plano de negócios por US $ 69/mês, onde você obtém 500 documentos/mês com 3 usuários. Há também um plano de equipe que começa em $ 9,95/usuário.
Por outro lado, o Expensify adota uma abordagem mais simples, limitando o número de planos disponíveis. O plano individual começa em $ 4,99/mês sem limite de recibos que podem ser digitalizados. Para equipes, eles têm um plano de US$ 10/usuário e, em seguida, há um plano corporativo que começa em US$ 18/usuário. Há também uma solução corporativa para a qual você terá que enviar um e-mail ou falar com um representante do cliente.
O Expensify tem uma versão gratuita com 10 scans/mês enquanto o Shoeboxed oferece 5 docs/mês com a conta gratuita. Nada mal para testar o serviço.
3. Experiência do usuário
Como a maioria de nós usará smartphones para digitalizar recibos de despesas, foi aí que comecei. O aplicativo Shoeboxed não é muito fácil de usar. A interface era um pouco complicada e sem recursos e guias. O Expensify, por outro lado, possui uma interface limpa e intuitiva com foco na simplicidade e velocidade.
Embora não tenha experimentado atrasos em nenhum dos aplicativos, fiquei mais feliz em brincar com o Expensify do que com o Shoeboxed. As opções eram limitadas neste último, sem nenhuma maneira de gerenciar ou alterar moedas.
Algumas pessoas precisam viajar para o exterior de vez em quando para participar de reuniões e outras coisas. Com a localização habilitada, o Expensify identificará e alterará as moedas em tempo real.
4. Recursos
A funcionalidade básica permanece a mesma. Você digitaliza um recibo de despesa e o aplicativo coletará todos os detalhes importantes, como preço, itens e quantidade, para criar uma versão digitalizada do recibo que será sincronizado com sua conta na nuvem.
Enquanto ambos os aplicativos tinham opções para organizar recibos por viagens, o Expensify tinha uma guia de relatórios que seria muito útil. Como? Colete todos os recibos enquanto estiver em uma viagem de negócios, crie um relatório e envie para aprovação. Quando for compensado (depósito direto ou PayPal) e você for pago, você será notificado. Isso é poderoso e fácil ao mesmo tempo.
O Expensify me permitiu criar categorias para classificar ainda mais minhas despesas, como alimentação, transporte e hospedagem. Costumamos usar nossos cartões de crédito para fazer pagamentos porque é sem dinheiro, rápido e conveniente. O Expensify também me permitiu importar o extrato do meu cartão de crédito diretamente.
O Shoeboxed permitirá que você rastreie a quilometragem, mas o Expensify também permitirá que você rastreie o tempo, o que pode ser útil se você estiver negociando horas por dólares. Além disso, o Expensify vem com uma funcionalidade de per diem em que um indivíduo recebe um subsídio diário e você pode usar o aplicativo para acompanhá-lo diariamente.
O Shoeboxed tem um recurso que o Expensify não possui. Se você tiver um monte de recibos e não tiver tempo para digitalizar, envie todos em um envelope para a Shoeboxed e eles digitalizarão e enviarão para sua conta. Isso irá ajudá-lo a limpar os atrasos e deixá-lo atualizado.
5. Integração de terceiros
Tanto o Shoeboxed quanto o Expensify se integram a vários aplicativos e softwares de terceiros, mas o Expensify está liderando a corrida aqui. Ambos se integram a softwares de contabilidade como Quickbooks, Intuit e Xero, mas o Expensify também se conecta à Microsoft, Oracle, SAP, Bill.com, Uber e vários outros serviços populares.
Expensify vs. Shoeboxed: Veredicto
Até agora, parece que o Shoeboxed está muito atrasado quando se trata do melhor aplicativo de gerenciamento de despesas. Achei o Expensify bom não apenas para freelancers, mas também para startups, empresas e corporações que procuram uma solução empresarial escalável.
Sem limite no número de recibos que podem ser digitalizados, suporte offline, mais integração de terceiros e melhor experiência do usuário, a Expensify venceu essa batalha. Mas há outros concorrentes na indústria que abordarei em um guia posterior.
A seguir: Você vai viajar? Procurando por aplicativos de gerenciamento de despesas de viagem antes de fazer a viagem? O link abaixo é um artigo sobre aplicativos incríveis de despesas de viagem para a plataforma Android.
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