Além de seu uso conhecido para comunicação por e-mail e gerenciamento de calendário, o Microsoft Outlook possui outros recursos que podem ajudar na produtividade. Um exemplo é o uso do Microsoft Outlook para enviar e-mails recorrentes. A maioria das pessoas está familiarizada com o uso do Microsoft Outlook para definir reuniões recorrentes; no entanto, eles não sabem que isso também pode ajudar com e-mails recorrentes.
E-mails recorrentes são particularmente úteis quando você tem tarefas repetitivas que precisam ser realizadas em um determinado horário. Por exemplo, se você precisar enviar um lembrete para sua equipe para faturar seus clientes no final de cada semana. Em vez de enviar manualmente um e-mail todos os meses, você pode configurar o e-mail para ser enviado automaticamente em um determinado horário. Este artigo aborda como você pode enviar e-mails recorrentes no Microsoft Outlook, incluindo as ferramentas necessárias para isso.
Como acessar o Power Automate no Outlook para Web
O objetivo de configurar um e-mail recorrente é garantir que o e-mail seja enviado automaticamente durante o período exigido. No entanto, para configurar isso no Microsoft Outlook, você precisará da ferramenta Microsoft Power Automate. Microsoft Power Automate é uma ferramenta útil para automatizar tarefas recorrentes. A ferramenta Power Automate está acessível no Outlook para a Web. Veja como acessá-lo:
Passo 1: Em um navegador de sua preferência, faça login no Outlook.
Faça login no Outlook
Passo 2: No canto superior esquerdo do aplicativo, clique no ícone em forma de grade. Isso abrirá uma lista de aplicativos que podem ser acessados por meio do Microsoft 365.
Etapa 3: Clique em Power Automate. Se o Power Automate não estiver visível na lista inicial de aplicativos, clique em Explorar todos os seus aplicativos e, em seguida, em Power Automate. Isso deve levá-lo à página inicial do Power Automate.
Como criar o fluxo (e-mail recorrente no Power Automate)
No Power Automate, as automações são chamadas de fluxos. Veja como você pode criar um fluxo para agendar um e-mail recorrente:
Passo 1: No lado esquerdo da página do Microsoft Power Automate, clique no botão Criar.
Passo 2: Na página Criar, você verá diferentes maneiras de criar um fluxo, incluindo:
- Fluxo de nuvem automatizado: acionado por um evento designado.
- Fluxo de nuvem instantâneo: acionado manualmente conforme necessário.
- Fluxo de nuvem programado: você escolhe quando e com que frequência ele será executado.
- Descreva-o para projetá-lo: descreva o fluxo que você deseja e a IA o criará para você. Isso está disponível apenas para usuários pagos.
- Fluxo de desktop: automatize processos em seu ambiente de desktop.
- Mineração de processos: avalie e otimize seus processos e tarefas existentes.
Selecione Fluxo de nuvem agendado, pois você determinará o momento e a frequência de envio do seu e-mail.
Etapa 3: Insira um nome de fluxo no cartão “Criar um fluxo de nuvem programado” ou deixe a IA gerar um para você (se você tiver uma conta paga).
Passo 4: No campo Executar este fluxo, selecione uma data de início e um horário atribuído para o fluxo.
Etapa 5: No campo Repetir a cada, selecione uma recorrência para o seu fluxo.
Etapa 6: Clique em Criar para salvar seu novo fluxo.
Etapa 7: Clique no ícone Recorrência na tela.
Etapa 8: Configure outros parâmetros para o seu fluxo. Por exemplo, fuso horário, minutos, etc.
Etapa 9: Feche a página selecionando a seta para trás.
Como agendar o fluxo como um e-mail no Microsoft Outlook
Agora que você tem seu fluxo, a etapa final é incorporá-lo ao Microsoft Outlook. Veja como.
Passo 1: Clique no ícone + para adicionar uma ação.
Passo 2: Na caixa de pesquisa, insira uma consulta ao Microsoft Outlook para reduzir o escopo dos aplicativos mostrados.
Etapa 3: Selecione Office 365 Outlook se você tiver uma conta 365 paga ou Outlook.com se usar uma conta gratuita.
Passo 4: Clique em Enviar um e-mail (V2).
Etapa 5: Insira os endereços de e-mail para os quais deseja enviar o e-mail, bem como o assunto e o corpo do e-mail.
Etapa 6: Clique em Mostrar opções avançadas para incluir CC, CCO e anexos e atribuir importância ao seu e-mail.
Etapa 7: Clique em Salvar para salvar suas alterações.
Como testar o e-mail recorrente
Para garantir que seu e-mail programado funcione como deveria no Outlook, você pode executar um teste após configurá-lo. Veja como.
Passo 1: Clique em Testar no canto superior direito da página para realizar um teste do seu novo fluxo para enviar um email recorrente no Outlook.
Passo 2: Clique em Testar fluxo manualmente.
Etapa 3: Clique em Salvar e testar.
Passo 4: Clique em Executar fluxo. Você deverá receber uma mensagem dizendo ‘seu fluxo foi executado com sucesso’.
Outros usos do Microsoft Power Automate
O Microsoft Power Automate pode ser usado com outros aplicativos do Microsoft 365. Por exemplo, você pode usar o Power Automate para ficar por dentro de suas menções no X (anteriormente conhecido como Twitter). Você também pode usá-lo para enviar mensagens recorrentes do Teams. Informe-nos seus casos de uso preferidos para o Microsoft Power Automate nos comentários abaixo.
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