Como fazer backup e sincronizar Zoho Docs

Quando se trata de escolher entre Google Docs, Zoho Docs (Writer) ou MS Word Online, a principal preocupação que vem à mente é a disponibilidade entre plataformas. Tudo o que você precisa é de uma conexão decente com a Internet e pode continuar seu trabalho de praticamente qualquer lugar. E o recurso de colaboração é a cereja do bolo.

Você terá uma sensação extra de segurança se souber que tem uma cópia de backup para recorrer se, por algumas circunstâncias imprevistas, não conseguir acessar o(s) arquivo(s) primário(s). Uma situação triste, mas como todos sabemos, acontece com os melhores de nós.

Hoje, fazer um backup na nuvem de seus arquivos offline é quase considerado uma norma. E escusado será dizer que o outro lado também é verdade. Afinal, você não gostaria de perder seus preciosos dados.

Felizmente, o Zoho Docs permite que você sincronize seus arquivos com serviços como o Dropbox ou salve seu arquivo do Writer em sua conta do Google Drive.

Vamos ver como fazer isso acontecer.

Sincronizando com o Dropbox

O Zoho Docs também permite configurar sua conta do Dropbox. O único problema é que é uma sincronização bidirecional, o que significa que todos os seus arquivos em sua conta do Dropbox serão sincronizados com o Zoho e vice-versa.

Para configurar sua conta do Dropbox, siga as etapas abaixo.

Passo 1: Abra o Zoho Docs e clique no ícone do Dropbox no canto superior direito. Clique em Configurar sua conta do Dropbox.

Agora, você será redirecionado para uma nova página de login. Tudo o que você precisa fazer é inserir os detalhes da sua conta do Dropbox e fazer login.

Passo 2: Depois que a conta for verificada, você verá seu nome de usuário do Dropbox. Clique nele e você será redirecionado para a página de configuração de sincronização.

As estruturas de pastas do Dropbox e do Zoho Docs serão exibidas e tudo o que você precisa fazer é selecionar a pasta certa para sua tarefa. Uma vez feito, aperte o botão Sincronizar Pastas e pronto. A sincronização começará imediatamente.

Você pode até selecionar os horários de sincronização. Dependendo da sua prioridade, você pode selecionar Sincronizar continuamente. Mas, eu diria, vá com a opção Sincronizar uma vez, pois ela cuida da maioria das coisas.

Você sabia:

Coisas para manter em mente

O Zoho Docs permite que apenas uma pasta do Dropbox seja sincronizada. Por enquanto, mantive minha pasta do Dropbox vazia, pois não quero esses arquivos no Zoho. Além disso, o Zoho não permite a sincronização de subpastas e arquivos dentro dessas pastas.

Além disso, se você excluir um arquivo em qualquer um dos serviços, precisará remover os arquivos do outro manualmente. Isso ocorre porque o Zoho Docs não possui sincronização de exclusão de arquivos, como no momento da gravação.

Sincronizando com o Google Drive

O Zoho Docs não permite sincronizar pastas ou documentos com o Google Drive, tecnicamente falando. Em vez disso, você pode salvar um arquivo diretamente no Google Drive. Você também pode usar esse processo para salvar arquivos em sua pasta do Dropbox.

Depois de concluir seu trabalho no documento (e todos os comentários abordados), clique em Arquivo > Salvar em outros Drives e selecione Google Drive na lista.

Muito naturalmente, você precisaria entrar e fornecer as permissões relevantes. Uma vez feito, você poderá ver todas as suas pastas do Google Drive exibidas ordenadamente na pequena janela.

Agora, você pode selecionar ou criar uma nova pasta para salvar seu arquivo. Basta clicar no botão ‘Adicionar a esta pasta’ e seu documento será carregado imediatamente.

O bom desse processo é que você pode selecionar o formato do seu arquivo. De PDF a DOCX ou ODT, você pode escolher entre uma lista decente de opções. Você também pode adicionar mais de uma conta do Google Drive. Além disso, se você é alguém que é um pouco paranóico com questões de privacidade e segurança, pode até remover a conta, assim que terminar seu trabalho.

Para ambos, clique em Opções > Remover na janela Salvar em outras unidades.

Infelizmente, o mesmo recurso não está habilitado para Zoho Presentation ou Zoho Spreadsheet.

E quanto ao backup off-line

Embora o Zoho Docs não forneça uma maneira nativa de fazer backup de arquivos em seu PC, há uma pequena solução alternativa. Usando isso, você pode obter resultados quase semelhantes. Eu disse semelhante e não exato.

Se você é um usuário regular do Zoho Docs, já deve saber que ele permite baixar arquivos para o seu PC. O bom é que o Zoho Docs oferece muitas opções para você escolher. Portanto, se você deseja salvar o arquivo como PDF ou como um arquivo de texto simples, a escolha é sua.

Para isso, abra Arquivo, clique em Baixar como e escolha uma das opções. Você também pode optar por proteger seus arquivos com uma senha caso use um computador compartilhado.

Dica profissional

Bem-vindo Paz!

Com um toque moderno e ferramentas de edição interessantes, o Zoho Docs é uma ferramenta adequada para todas as suas tarefas de processamento de texto ou planilhas. Além disso, os recursos de colaboração elegantes são a cereja no topo. E uma vez que você tenha descoberto uma maneira adequada de fazer backup de todos os seus documentos importantes, eu diria que você será classificado.

Próximo: Falando em colaboração, você sabia que o Zoho Writer permite bloquear seus documentos durante a colaboração? Leia o post a seguir para conhecer todas as dicas e truques ocultos.