Como criar um botão Imprimir para PDF no Microsoft Excel no Windows 11

Embora você possa usar o Microsoft Excel para criar planilhas, nem todos teriam a mesma versão do Office instalada. Isso se torna crucial quando você usa funções integradas para análise de dados em planilhas. Portanto, é uma boa ideia transformar sua planilha do Excel em um PDF para que qualquer pessoa possa abri-la em vários dispositivos.

Como você pode não estar ciente de qual versão do Microsoft Excel seus colegas, clientes ou alunos podem estar usando, você pode salvar a planilha como um PDF. E se você precisar fazer isso com frequência, poderá criar um botão Salvar como ou Imprimir em PDF para obter diretamente a planilha no formato PDF. Veja como você pode criar um botão Imprimir em PDF no Microsoft Excel no Windows 11.

Criar botão Imprimir para PDF usando a barra de ferramentas de acesso rápido no Microsoft Excel

A barra de ferramentas Acesso rápido disponível para aplicativos do Microsoft Office permite acessar ações e comandos como Salvar, Página inicial, Salvar como, Enviar arquivo e muito mais. Também pode ser usado para ativar a função Imprimir em PDF no Microsoft Excel. Você pode imprimir qualquer arquivo como um PDF. Dito isso, você precisará de um programa leitor de PDF como o Adobe Acrobat Reader para abrir seu arquivo PDF e seu layout corretamente.

Veja como habilitar a função.

Passo 1: Clique no ícone Iniciar na barra de tarefas para abrir o menu Iniciar, digite Microsoft Excel na caixa de pesquisa, e pressione Enter.

Passo 2: Abra a pasta de trabalho do Excel onde você deseja habilitar esta função.

Etapa 3: Clique em Arquivo no canto superior esquerdo.

Passo 4: Selecione Opções no canto inferior esquerdo.

Passo 5: Clique em Barra de ferramentas de acesso rápido na janela Opções do Excel.

Passo 6: Clique no menu suspenso Comandos populares.

Etapa 7: Selecione Todos os Comandos.

Etapa 8: Role para baixo e selecione Publicar como PDF ou XPS.

Passo 9: Clique no botão Adicionar para copiar o comando.

Passo 10: Clique em Salvar no canto inferior direito para confirmar.

Depois de fechar a janela, você verá o ícone Imprimir em PDF na barra de ferramentas de acesso rápido.

Etapa 11: Clique no ícone após selecionar as células que deseja imprimir como PDF.

Etapa 12: Digite o nome do arquivo, selecione o local para salvar seu arquivo PDF e clique em Publicar.

Seu arquivo do Excel agora será aberto como PDF no Adobe Acrobat Reader ou em qualquer programa que você tenha instalado no seu PC com Windows 11 para abrir arquivos PDF. Agora você pode imprimir esse arquivo.

Você também pode ler nosso post se a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido não estiver funcionando no Excel em seu PC.

Criar botão Imprimir para PDF usando comandos de macro no Microsoft Excel

Você também pode criar um botão de comando de macro de PDF em sua planilha do Microsoft Excel para enviá-lo rapidamente para impressão como um arquivo PDF. Um botão de comando de macro permite automatizar ações com o clique. Esta etapa avançada requer que você habilite a guia Desenvolvedor no Microsoft Excel. Veja como.

Passo 1: Clique no ícone Iniciar na barra de tarefas para abrir o menu Iniciar, digite Microsoft Excel na caixa de pesquisa, e pressione Enter.

Passo 2: Abra a pasta de trabalho do Excel para a qual você deseja habilitar esta função.

Etapa 3: Clique em Arquivo no canto superior esquerdo.

Passo 4: Selecione Opções no canto inferior esquerdo.

Passo 5: Em Personalizar a faixa de opções, role até a parte inferior e ative a guia Desenvolvedor. Em seguida, clique em Salvar no canto inferior direito.

Depois de ativar a guia Desenvolvedor na faixa de opções, veja como criar um botão de macro para imprimir em PDF.

Passo 1: Clique na guia Desenvolvedor na parte superior.

Passo 2: Clique em Inserir.

Etapa 3: Selecione o ícone para botão de comando (controle ActiveX).

Isso inserirá um botão de comando dentro de sua planilha do Excel.

Passo 4: Clique com o botão direito do mouse no botão de comando e selecione Propriedades.

Passo 5: Edite a legenda – o nome do botão de comando da macro. Nomeie algo fácil como Imprimir em PDF.

Passo 6: Feche a janela Propriedades, clique com o botão direito do mouse no botão de comando novamente e selecione Exibir código.

Agora você verá a janela do Microsoft Visual Basic.

Etapa 7: Copie o comando e cole-o na janela do Visual Basic.

Dim PrintFile As String PrintFile = Application.DefaultFilePath & "\" & _ ActiveWorkbook.Name & ".pdf" Sheets("Sheet1").Select ActiveSheet.PageSetup.PrintArea = "B7:E17" ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, _ Filename:=PrintFile, Quality:=xlQualityStandard, _ IncludeDocProperties:=True, IgnorePrintAreas:=False, _ OpenAfterPublish:=True 

Observe que o Planilhas VBA. Selecione declaração tem o número da folha que você precisa imprimir. Você também precisa especificar o Área de impressão inserindo os números de células selecionados.

Etapa 8: Pressione Control + S para salvar o código.

Passo 9: Feche a janela do Visual Basic e clique no botão de comando macro para imprimir seu Excel como um arquivo PDF.

Se o botão de comando não funcionar, veja como habilitar permissões para botões de macro no Microsoft Excel.

Passo 1: No mesmo arquivo do Excel, clique em Arquivo no canto superior esquerdo.

Passo 2: Clique em Opções no canto inferior esquerdo.

Etapa 3: Selecione Central de Confiabilidade.

Etapa 4: Clique em Configurações da Central de Confiabilidade.

Passo 5: Selecione Configurações de macro no menu à esquerda.

Passo 6: Clique na caixa de seleção ao lado de Ativar macros VBA, Ativar macros do Excel 4.0 e Confiar no acesso ao modelo de objeto do projeto VBA.

Feche a janela e seu botão de macro deve funcionar agora.

Imprima seu arquivo do Excel em um PDF

Estas etapas o ajudarão a criar um botão Imprimir em PDF no Microsoft Excel. Você também pode ler nosso post para saber como inserir um documento PDF em sua planilha do Excel no Windows 11.