Como arquivar e-mails automaticamente no Outlook

O Microsoft Outlook é a solução de e-mail mais popular entre empresas e empresas. Quando se trata de consumidores, o Outlook fica atrás do Gmail. O email padrão do Outlook vem com 15 GB de espaço para preencher. Com a quantidade de promoções bancárias ou de marketing e outros materiais inúteis que recebemos, é muito fácil perder de vista esses e-mails importantes. Você pode evitar a situação arquivando e-mails menos necessários e excluindo os e-mails promocionais e lixo eletrônico.

Se sua caixa de entrada do Outlook estiver lenta ou agir de forma estranha, você precisará arquivar ou excluir e-mails irrelevantes. O arquivamento manual de e-mails pode ser um processo demorado e cansativo.

A Microsoft oferece uma função de caixa de entrada destacada, mas limita-se a filtrar e-mails relevantes para o usuário. Outra adição útil são as Regras do Outlook. É a versão do Outlook do IFTTT. Com as Regras, pode-se criar várias automatizações para mover determinados emails para arquivar ou excluir a seção de emails.

Neste post, vamos guiá-lo através da função de Regras do Outlook e criaremos algumas regras para arquivar automaticamente emails do Outlook. A postagem também abordará outro truque de bônus do Outlook para cancelar a assinatura de emails irrelevantes de um só lugar. Vamos começar.

Criar regra de arquivamento automático a partir do e-mail

A função Regras do Outlook só está disponível para Outlook Mac, Windows e Web. Você não pode acessar a função Regras no celular. Para esta postagem, usaremos o Outlook Web, pois funciona da mesma forma em todas as plataformas.

Passo 1: Abra o Outlook Web e entre usando as credenciais da conta da Microsoft.

Passo 2: Selecione um e-mail irrelevante e abra-o.

Etapa 3: Toque no menu de três pontos e selecione Criar regra.

Passo 4: Crie uma regra para mover as mensagens do remetente para a pasta Arquivo.

Depois disso, todos os e-mails do remetente serão movidos diretamente para a caixa de entrada arquivada. Você ainda pode acessá-los no menu Arquivo nas pastas.

Criar regras de arquivamento automático nas configurações do Outlook

O truque mencionado acima move todos os e-mails do remetente para arquivar itens. E se alguém quiser arquivar emails com determinados assuntos ou palavras-chave do corpo da mensagem?

Por exemplo, estou exausto com as ofertas de empréstimo, atualizações do Coronavírus ou qualquer outro lixo de marketing do meu banco. No entanto, o extrato mensal da minha conta bancária e as faturas do cartão de crédito são algo que eu indico regularmente. Se você tiver uma preferência semelhante em tópicos ou assuntos, siga as etapas abaixo para configurar algumas regras.

Passo 1: Abra o Outlook Web e vá para Configurações.

Passo 2: Visualize todas as configurações do Outlook e ele abrirá o menu de configurações dedicado.

Etapa 3: Selecione a opção Regras e selecione Adicionar nova regra.

Passo 4: Vamos chamá-lo de Regras do Banco e adicionar uma condição.

Etapa 5: Adicione palavras-chave que não são mais relevantes para você, adicionei os termos da mensagem, como Empréstimo, EMI, etc.

Etapa 6: Crie uma regra para mover todos os e-mails para a pasta Arquivo e clique em salvar.

Agora, sempre que você receber os e-mails com palavras-chave Empréstimo, EMI ou Importante, eles serão movidos automaticamente para a pasta Arquivo.

Vamos criar outra regra útil. Devemos? Todas as empresas estão enviando e-mails relacionados ao coronavírus para os usuários. Enquanto eu aplaudo seus esforços, às vezes fica cansativo ler notícias sobre o vírus mortal diariamente. Com a ajuda das Regras do Outlook, você pode arquivar automaticamente esses emails antes que eles chamem sua atenção.

Passo 1: Abra o Outlook Web e navegue até Configurações > Email > Regras.

Passo 2: Vamos dar o nome ‘Coronavírus’ à nova regra e adicionar condições.

Etapa 3: Adicione condições como se o corpo da mensagem inclui a palavra-chave (como vírus Corona ou COVID-19) e mova esses emails para a pasta Arquivo.

Eu criei dezenas de regras do Outlook. É uma função poderosa e as possibilidades são infinitas. Aqui está como eu uso. Sempre que estou em uma viagem de férias, crio uma regra para mover todos os e-mails recebidos para uma pasta ‘Durante a viagem’ para garantir que eles nunca me interrompam durante o tempo em família.

Algumas empresas incompletas continuam enviando lixo eletrônico na minha caixa de entrada do Outlook. Eles não me deixam escolha a não ser criar uma regra de exclusão automática para remover esses e-mails.

Cancelar assinatura de remetentes de e-mail

A função de arquivamento automático é útil quando você deseja manter a caixa de entrada limpa de e-mails falsos. Mas se você quiser parar de receber e-mails do remetente completamente, precisará usar a função de cancelamento de assinatura do e-mail.

No entanto, encontrar esse pequeno botão de cancelamento de inscrição em todos os e-mails pode ser demorado e chato. Felizmente, com o Outlook Web, você pode ver todos os remetentes de email com um botão de cancelamento de assinatura em um só lugar.

Passo 1: Abra o Outlook Web e vá para Configurações.

Passo 2: Navegue até Mail > Assinaturas.

Etapa 3: Aqui, você verá a lista de remetentes de e-mail com um grande botão de cancelamento de inscrição.

Passo 4: Cancele a assinatura dos desnecessários do menu e você também pode tocar no menu de três pontos para bloquear o remetente.

Eu uso esse recurso uma vez por trimestre para remover os e-mails irrelevantes da lista.

Mantenha sua caixa de entrada de e-mail limpa

O Microsoft Outlook inclui uma excelente função de Regras. Você pode usá-lo para excluir automaticamente, arquivar automaticamente e-mails recebidos, movê-los para pastas diferentes por um determinado tempo e até cancelar a inscrição do remetente desnecessário no menu único. Ele melhorou minha experiência de e-mail por uma milha. Como você planeja usar as Regras do Outlook? Som desligado na seção de comentários abaixo.